Domeinsecretaresse

Solliciteer nu

Domeinsecretaresse

Gemeente Buren Maurik

Solliciteer nu

Wat is vereist?

  • Je hebt een relevante Mbo-opleiding
  • Je kunt goed plannen en organiseren en je neemt verantwoordelijkheid voor je eigen werk
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift
  • Je bent actief, accuraat, wendbaar en kwaliteit- en klantgericht

Wat krijg je?

  • Max. € 3.481 bruto p/m bij 36 uur per week (schaal 6, afhankelijk van kennis en ervaring)
  • 32 tot 36 urige werkweek
  • 27 vakantiedagen en de mogelijkheid om vanuit IKB verlof bij te kopen 
  • Persoonlijke ontwikkel- en  opleidingsmogelijkheden en ABP-pensioen
  • Persoonlijk keuze budget (IKB 17,05%)
  • De mogelijkheid om het werk aan te passen voor een betere balans tussen werk en privé
  • Burens Budget t.w.v. € 160 netto per jaar
  • Tijdelijk contract voor een jaar, met uitzicht op een vast contract
  • Een volledig ingerichte thuiswerkplek (in bruikleen)

Wat doe je?

  • 25% Agendabeheer van de Domein- en Teammanagers
  • 20% Vergaderingen voorbereiden en notuleren en de actielijsten en de voortgang bewaken
  • 15% Mailboxen en groepsapps beheren
  • 20% Werkverdeling van het team binnen Join en Superuser Join
  • 20% Medewerkers ondersteunen en correspondentie richting inwoners verzorgen

Deze vacature is gemaakt op basis van gesprekken met medewerkers in de functie. Zo krijg jij een realistisch beeld van de baan.

Stel direct een vraag

Vacature

Als Domeinsecretaresse bij gemeente Buren ben je verantwoordelijk voor het efficiënt en soepel laten verlopen van alle secretariële zaken binnen het domein Dienstverlening. Jij zorgt ervoor dat de dagelijkse operationele taken van de managers vlekkeloos verlopen. Je beheert de complexe agenda's, plant afspraken in en zorgt ervoor dat vergaderingen en bijeenkomsten goed voorbereid zijn. Daarnaast ben je het eerste aanspreekpunt voor zowel interne als externe contacten en beheer je de correspondentie en documentatie die binnen het domein circuleren. Je speelt een belangrijke rol in het organiseren van evenementen en bijeenkomsten, waarbij je zorgt voor de juiste locatie, benodigdheden en communicatie met de deelnemers.

Daarbij ben je actief in het ondersteunen van de Managers door prioriteiten te stellen en ad hoc verzoeken te behandelen. Je hebt oog voor detail en bent in staat om onder druk nauwkeurig te werken, waarbij je deadlines en afspraken strikt in de gaten houdt. Het opstellen van rapportages en het bewaken van actiepunten behoren ook tot je takenpakket. Daarbij draag je bij aan een positieve werkomgeving door je dienstverlenende instelling en uitstekende communicatieve vaardigheden. In deze zelfstandige functie werk je niet binnen een team, maar ondersteun je het gehele domein Dienstverlening.

Ook ben je superuser voor het zaaksysteem Join. Dat betekent dat je medewerkers kunt ondersteunen bij eenvoudige vragen in Join of werkzaamheden voor hen uitvoert, zoals correspondentie in de juiste lay-out plaatsen en op de correcte manier archiveren in het zaaksysteem.

Let op: Deze vacature heeft geen einddatum. We zetten deze uit tot we de juiste nieuwe collega hebben gevonden. Zodra de positie vervuld is, halen we de vacature offline.

Als je het leuk vindt om managers actief te ondersteunen en complexe organisatorische taken te beheren en je graag zelfstandig verantwoordelijkheid draagt binnen het gehele domein Dienstverlening, dan is dit een baan voor jou!

Werkweek

Domeinsecretaresse

Vandaag heb je afwisselend agendabeheer voor managers, organiseer je vlot vergaderingen en ondersteun je collega's met efficiënte communicatie en planning, waardoor alles soepel verloopt in het domein Dienstverlening.

Vandaag heb je te maken met last-minute wijzigingen in de agenda's van de manager en een hoge werkdruk door urgente verzoeken en deadlines.

  • 08:00
  • 09:00
  • 10:00
  • 11:00
  • 12:00
  • 13:00
  • 14:00
  • 15:00
  • 16:00
  • 17:00
  • 18:00

Voorbeeld uit de praktijk

Een spoedoverleg moet zo snel mogelijk worden ingepland en ingepast in de drukke agenda's van meerdere managers. Wat doe je?

Je begint met het openen van de agenda's van alle betrokken managers om een overzicht te krijgen van hun beschikbaarheid. Vervolgens identificeer je de mogelijke tijdslots voor het spoedoverleg. Je controleert welke afspraken eventueel verplaatst kunnen worden en je neemt contact op met de betrokkenen om hen op de hoogte te stellen van de wijzigingen. In overleg met de secretaresse van een ander domein zorg je ervoor dat er geen dubbele boekingen ontstaan. Je plant nooit zomaar een nieuwe afspraak over een bestaande afspraak heen, maar zorgt voor een zorgvuldige herplanning. Tot slot bevestig je de nieuwe afspraak bij alle betrokkenen en zorg je ervoor dat iedereen goed geïnformeerd is.

Groeipad

Buren is een boeiende gemeente met veel kernen en een stad en een uitgestrekt grondgebied waar nog veel potentie is. Hierdoor blijft je werk veelzijdig en uitdagend. Je krijgt veel vrijheid om verschillende taken op te pakken. We vinden het vanzelfsprekend om trajecten te evalueren en streven altijd naar verbetering. In het Goede Gesprek stem je met je leidinggevende af wat je gaat doen en wat je hiervoor nodig hebt. Als je opleidingen of cursussen voor je functie nodig hebt, worden deze vergoed en kun je die vaak onder werktijd doen. Je kunt daarnaast je persoonlijk keuzebudget (IKB - Individueel Keuzebudget) inzetten als je je wilt ontwikkelen buiten je vakgebied.

Domeinsecretaresse

Werken bij Gemeente Buren

De gemeente Buren is een uitgestrekte landelijke gemeente, gelegen in de Betuwe. Deze woon-, leef- en recreatiegemeente van ongeveer 15.000 hectare en ruim 27.000 inwoners wordt gekenmerkt door aantrekkelijke kleinschaligheid en bijzonder historische woonkernen. De woonkernen zijn: Asch, Beusichem, Buren, Erichem, Kapel-Avezaath, Kerk-Avezaath, Zoelen, Zoelmond, Maurik, Eck en Wiel, Rijswijk, Ravenswaaij, Lienden, Ingen en Ommeren. Het vestingstadje Buren bezit sinds 1395 stadsrechten en bezit talloze gerestaureerde monumenten. Het is daarom geen wonder dat Buren een beschermd stadsgezicht is. Daarnaast is er in Buren veel dagtoerisme, wat mede te danken is aan het feit dat Buren een Oranjestad is.

De gemeente Buren is gelegen in het midden van Nederland in het Gelders Rivierengebied en is gemakkelijk met de auto te bereiken via de nabijgelegen snelwegen A15 en de A2. De gemeente is de fruittuin van Nederland en staat steevast in de top drie van fruitproducerende gemeenten. Midden in de Betuwe dient de gemeente de inwoners en bedrijven van Buren met zaken die ze (niet) zelfstandig kunnen, willen of mogen oppakken en doet dat vanuit de visie te willen bouwen aan het vertrouwen van inwoners en klanten.

  • Hoofdkantoor in Maurik
  • 170 medewerkers
  • 65% / 35%
  • Gem. leeftijd 48 jaar
  • Hybride werken

Collega's

Birgit Quint - Communicatieadviseur

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Tijdens mijn studie vond ik overheidscommunicatie al interessant. Ik liep stage bij de gemeente Buren en werd nog enthousiaster! Toen een vacature vrij kwam, wist ik wel wat ik ging doen. Zo kreeg ik bij Buren de kans om veel sneller dan verwacht communicatieadviseur te worden.

Wat was je vorige baan?
P&O medewerker - SZR.

Wat doe je in je vrije tijd?
Wandelen, formule 1 volgen en series en films kijken.

Frank van Aken - Financieel adviseur, bedrijfsvoering

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Voor mij is het belangrijk dat ik maatschappelijk betrokken ben. De gemeente Buren is een leuke werkgever waarin veel ontwikkelingen plaatsvinden. Als financieel adviseur kan ik een bijdrage leveren om de gemeente beter in control te laten zijn. Daarnaast zijn de werkzaamheden bij een gemeente divers en zijn er volop mogelijkheden tot ontwikkeling.

Wat was je vorige baan?
Financieel adviseur.

Wat doe je in je vrije tijd?
Voetbal, reizen, poolen en gezelligheid.

Bo van Gaal - Communicatie- en participatiemedewerker Duurzaamheid en ondersteunend medewerker communicatie

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Duurzaamheid wordt een steeds belangrijker thema. Het is van groot belang dat we ons gedrag gaan aanpassen om zo de aarde leefbaar te houden. Toen ik deze functie zag, dacht ik meteen: hiermee kan ik bijdragen aan een groenere en duurzamere wereld én kan ik mijn talenten en creativiteit inzetten.

Wat was je vorige baan?
Horecaondernemer en marketing, sales en event-medewerker bij een uitgeverij.

Wat doe je in je vrije tijd?
Koken, uiteten en tuinieren.

Caroline - HR-medewerker, werkzaam op de afdeling HR

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Bij mijn vorige werkgever, een grote zorginstelling, miste ik het persoonlijke contact met collega's; want als collega ben je voor mij veel meer dan alleen een personeelsnummer. Daarnaast werk ik graag bij een organisatie waar ik mee kan denken over teamdoelen en werkprocessen om zo mijn werkzaamheden nog beter uit te kunnen voeren en de organisatie nog beter op de kaart te kunnen zetten.

Wat was je vorige baan?
Medewerker P&O.

Wat doe je in je vrije tijd?
Zingen, lezen en hardlopen.

Nick Aben - HR-adviseur / Staff

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Ik ben bij de gemeente Buren eerst begonnen in een andere functie. De reden voor mijn keuze voor Buren was dat je veel eigen verantwoordelijkheid krijgt en je een volledig takenpakket hebt. Je bent met opdrachten van begin tot eind bezig. Binnen de gemeente heb ik de kans gekregen om de overstap te maken naar mijn huidige functie wat meer aansluit bij mijn opleidingsachtergrond en ik on-the-job in deze functie kan groeien.

Wat was je vorige baan?
Casemanager Werk en Inkomen.

Wat doe je in je vrije tijd?
Hardlopen, tuinieren, uit eten en series kijken.

Sollicitatieproces

Gesprek met leidinggevende en collega('s)
Vervolggesprek (indien nodig)
Arbeidsvoorwaardengesprek met leidinggevende en Recruitment-Adviseur
Je hebt de baan!

Interessante baan?

Solliciteer nu